Trong nhiều năm trở lại đây, nhu cầu sinh sống tại các căn hộ chung cư đang trở thành xu hướng được nhiều người lựa chọn. Do vậy, việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư cũng là một trong những vấn đề được quan tâm của cư dân tại nhà chung cư. Qua bài viết này, Mipec M sẽ khái quát các vấn đề trọng yếu, cần thiết khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên cho Quý bạn đọc!

1. Khái niệm và mục đích tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên

“Hội nghị nhà chung cư” là những buổi họp mặt của các chủ sở hữu hay người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp chủ sở hữu không tham dự được. Trong các buổi hội nghị này, các thành viên tham gia sẽ gặp mặt trực tiếp để cùng trao đổi, thảo luận và đưa ra quyết định về những vấn đề quan trọng liên quan đến nhà chung cư.

“Hội nghị nhà chung cư thường niên” cũng được hiểu theo định nghĩa như trên và được tổ chức mỗi năm 1 lần theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 02/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 15/02/2016 quy định về Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư. Trong các buổi hội nghị này phải có mặt tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất.

Hội nghị nhà chung cư thường niên tại Mipec Riverside năm 2022

2. Mục đích của Hội nghị nhà chung cư thường niên

• Nghe báo cáo kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;
• Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư năm sau;
• Nghe báo cáo tình hình quản lý nhà chung cư;
• Quyết định các nội dung khác (nếu có) như:

+ Đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;

+ Thông qua, bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;

+ Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;

+ Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư…

Mipec M chuẩn bị phòng tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên

3. Quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên

Quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư phải có đầy đủ các phần, từ những quy định chung, thành phần tham gia …. và hiệu lực thi hành. Trong quy chế, Hội nghị nhà chung cư thường niên phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu các căn hộ đã bàn giao tham dự.

Đại diện chủ sở hữu căn hộ tham gia HNNCC thường niên 2022 Mipec Riverside

4. Thành phần tham dự và biểu quyết Hội nghị nhà chung cư thường niên

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 1 Thông tư số 06/2019/TT-BXD của Bộ Xây dựng ngày 31/10/2019 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư, thành phần tham dự Hội nghị nhà chung cư thường niên bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và mời đại diện của UBND cấp xã, phường tham dự.

Đại diện Ban Quản lý vận hành (Mipec M) phát biểu tại HNNCC thường niên

Quyền biểu quyết tại Hội nghị nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1m² diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết.

5. Nội dung của Hội nghị nhà chung cư thường niên
6. Hội nghị nhà chung cư thường niên

Trong hội nghị thường niên của nhà chung cư, cư dân và Ban quản trị phải kết hợp để đưa ra quyết định đối với những vấn đề như sau:

• Bầu thay thế Trưởng hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm, bị chết hoặc mất tích. Trong trường hợp Phó ban quản trị là đại diện của Chủ đầu tư thì Chủ đầu tư phải cử người khác đảm nhiệm mà không phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên.
• Miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm bất kỳ thành viên nào trong Ban quản trị hoặc toàn bộ và bầu Ban quản trị mới.
• Bầu thay thế thành viên Ban quản trị, những người không phải Trưởng hay Phó ban bị miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức, sắp xếp lất ý kiến của các chủ sở hữu căn hộ nhưng không đủ số lượng đại diện đồng ý.

1. Hội nghị cụm nhà chung cư thường niên

Trong Hội nghị cụm nhà chung cư thường niên, nếu kết hợp với quyết định bầu Trưởng ban quản trị hoặc các vấn đề được quy định tại Điểm b, Điểm d Khoản 1 Điều 14 của Thông tư số 02/2016/TT-BXD thì cư dân và Ban quản trị cần đưa ra các quyết định sau:

• Miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm các thành viên trong Ban quản trị và bầu ra Ban quản trị mới.
• Ban quản trị cụm nhà chung cư có vai trò đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành hoặc đề nghị điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

Trong trường hợp không đủ số lượng đại diện tham gia Hội nghị nhà chung cư thường niên, Ban quản trị cần phải gửi văn bản đề nghị UBND cấp phường tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên.

Lời kết:

Trên đây là những kinh nghiệm liên quan đến việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên mà Mipec M muốn chia sẻ và mong những thông tin này sẽ giúp ích cho Quý bạn đọc!