ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VẬN HÀNH CỦA BAN QUẢN LÝ

Với vai trò là đơn vị quản lý vận hành Nhà Chung cư, đội ngũ nhân sự của Mipec M luôn cố gắng mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất, phù hợp nhất cho Cư dân tại các Dự án. Nhằm nâng cao vị thế, đồng thời xây dựng bộ máy hoạt động chuyên nghiệp, với quy trình vận hành đồng bộ và bài bản, Mipec M luôn chú trọng tới hiệu quả công việc của từng vị trí nhân sự trong Ban Quản lý.

Sự phối hợp hài hoà, chặt chẽ cùng với năng lực chuyên môn của các bộ phận là chìa khoá để xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh trong công tác vận hành một cách triệt để nhất, nhằm duy trì, đảm bảo môi trường sống an toàn, sạch đẹp và văn minh cho Cư dân. Mỗi bộ phận trong Ban Quản lý đều có chức năng, nhiệm vụ riêng, cụ thể:

1. Trưởng Ban Quản lý

+ Điều hành chung, chịu trách nhiệm toàn bộ công tác quản lý, vận hành.

+ Xây dựng kế hoạch, phương án vận hành và chỉ đạo, điều phối toàn bộ nhân sự Ban Quản lý thực hiện theo kế hoạch đã đề ra.

+ Phối hợp chặt chẽ với Ban Quản trị, Chủ Đầu tư và Cư dân cũng như với các cơ quan chính quyền địa phương để đảm bảo công tác quản lý vận hành, an sinh xã hội.

+ Xử lý, giải quyết các sự vụ phát sinh và khiếu nại, phản ánh của Cư dân nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ.

2. Bộ phận Kỹ thuật

+ Vận hành, giám sát hệ thống điện, nước, thang máy, PCCC, camera, máy phát điện, hệ thống bơm nước, thông gió, điều hòa, cấp thoát nước, chiếu sáng công cộng.

+ Đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, ổn định, tiết kiệm điện năng.

+ Kiểm tra, ghi chép chỉ số vận hành, thông số kỹ thuật theo ca trực.

+ Theo dõi tình trạng hoạt động, phát hiện sớm nguy cơ sự cố và xử lý kịp thời.

+ Đề xuất thay thế vật tư, thiết bị đã hư hỏng hoặc xuống cấp. Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, thay thế vật tư thiết bị.

+ Quản lý hồ sơ kỹ thuật, nhật ký vận hành, hồ sơ bảo trì – bảo dưỡng.

+ Phối hợp với nhà thầu chuyên môn khi có hạng mục yêu cầu kỹ thuật cao (thang máy, máy phát điện, hệ thống PCCC, BMS…).

+ Tiếp nhận và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý nhanh chóng các yêu cầu sửa chữa, sự cố từ cư dân hoặc các khu vực chung của Toà nhà.

3. Bộ phận Lễ tân – Chăm sóc khách hàng

+ Tiếp nhận thông tin phản ánh, khiếu nại, yêu cầu dịch vụ từ cư dân.

+ Quản lý hồ sơ cư dân, cấp thẻ ra vào, thẻ xe, tạm trú tạm vắng.

+ Phối hợp tổ chức các sự kiện cộng đồng, thông báo nội quy, quy định mới.

+ Ghi nhận, theo dõi và phản hồi thông tin cho các bộ phận liên quan (kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh…).

+ Hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ (bảng tin, app cư dân, email…).

4. Bộ phận Giám sát dịch vụ

+ Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện công việc của các nhà thầu dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, cây xanh, diệt côn trùng, thu gom rác…).

+ Đảm bảo nhân sự các đơn vị dịch vụ làm việc đúng thời gian, vị trí, đồng phục, tác phong.

+ Ghi nhận và xử lý/đề xuất xử lý các vi phạm quy trình hoặc chất lượng thấp.

+ Tiếp nhận và kiểm tra các phản ánh của cư dân liên quan đến dịch vụ (vệ sinh, an ninh, kỹ thuật…).

+ Phối hợp các bộ phận liên quan để khắc phục kịp thời, theo dõi tiến độ xử lý và phản hồi cư dân.

+ Theo dõi hợp đồng, thời hạn, phạm vi công việc của từng nhà thầu dịch vụ.

5. Bộ phận Thu ngân – Hành chính

+ Thu các khoản phí dịch vụ, gửi xe, tiền điện nước, phí khác từ cư dân, khách thuê, nhà thầu.

+ Theo dõi công nợ cư dân, nhắc nhở, hỗ trợ thu hồi nợ phí dịch vụ.

+ Phối hợp với bộ phận lễ tân trong việc tiếp nhận yêu cầu, phản ánh, xử lý hồ sơ hành chính.

+ Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu đến và đi.

– Mỗi bộ phận, mỗi nhân sự luôn cần có tinh thần trách nhiệm và sự phối hợp hài hoà, nhuần nhuyền với nhau. Đây được coi là “xương sống” trong hoạt động quản lý, vận hành Nhà Chung cư, đảm bảo sự ổn định, an toàn cho toàn thể cư dân sinh sống tại Toà nhà. Điều này không chỉ là phương châm trong việc cung cấp dịch vụ của Mipec M mà còn là mục tiêu Mipec M luôn hướng tới.

Một số hoạt động quản lý, vận hành của các Bộ phận tại Ban Quản lý:

BP Vệ sinh đánh sàn định kỳ
BP Vệ sinh làm sạch định kỳ
BP An ninh kiểm tra thiết bị khu vui chơi
Tập huấn, diễn tập PCCC hàng năm
BP Kỹ thuật kiểm tra, thay thế đèn chiếu sáng thang bộ
BP Kỹ thuật test máy phát điện không tải định kỳ
BP Kỹ thuật phối hợp cùng nhà thầu test hệ thống PCCC
BP Kỹ thuật vệ sinh bơm hệ thống XLNT
BP Kỹ thuật vệ sinh tủ báo cháy trung tâm và tủ âm thanh
BP Kỹ thuật trang trí Trung thu
BP Kỹ thuật dọn rác, khai thông hố thoát nước
Nhà thầu phun diệt côn trùng định kỳ